Siguiendo con la serie “Analítica para Dummies”, hoy veremos herramientas fáciles y económicas para centralizar datos hoteleros. En nuestra industria, la información es uno de los recursos más valiosos. Sin embargo, para sacarle el máximo partido, lo ideal es recopilar y unificar tus datos en un único repositorio. Hoy no hay alternaiva: necesitas tener todas las cifras de reservas, opiniones, campañas y precios en un único panel, para ayudarte a tomar decisiones rápidas y sobre todo efectivas. Pero, ¿podrás obtener algo así sin tener que complicarte la vida ni gastarte un pastizal en herramientas o personal especializado? Spoiler alert: sí, puedes.
Este artículo te guiará para lograrlo, sin ser un experto en tecnología.
¿Por Qué Unificar tus Datos?
Hoy en día, la información proviene de múltiples fuentes: PMS, sistemas de reservas, redes sociales, plataformas publicitarias y más. Sin una estrategia de centralización, estos datos quedan dispersos y difíciles de analizar, lo que dificulta tomar decisiones efectivas. Centralizar la información te permitirá:
- Obtener una visión global de tu negocio en tiempo real.
- Detectar oportunidades para ajustar precios y optimizar campañas de marketing.
- Mejorar la gestión de reservas y la atención al cliente.
Herramientas Accesibles para Recoger y Unificar Datos
No necesitas invertir miles de euros ni complicarte con sistemas complejos. Existen soluciones diseñadas para hoteleros que desean integrar sus datos de forma sencilla y asequible. Una opción destacada es Biflix, una herramienta intuitiva y a prueba de novatos. Está pensada para unificar la información de tu hotel en una única colección de cuadros de mando. Con ella, podrás conectar automáticamente tus datos de Google (Analytics, Adwords, etc), redes sociales y otras plataformas de publicidad. Obtendrás así informes claros y actualizados sin esfuerzo… y en cuestión de minutos!
¿No me crees? Pregúntale a Joaquín Pinto Bruno, CMO de Patrimonio Activo de Castilla y León. Esta empresa maneja el marketing online de numerosas casas rulares y pequeños hoteles de la región. Con Biflix, han logrado centralizar en un solo instrumento los datos de reservas, tráfico web y rendimiento de campañas digitales, permitiéndoles identificar qué estrategias funcionan mejor para cada alojamiento. Gracias a una analítica clara y automatizada, ahora pueden ajustar inversiones en publicidad, mejorar la ocupación y ofrecer a sus clientes informes detallados para decisiones informadas. Claro, sin perder tiempo en hojas de cálculo manuales. Ah, el bendito Excel! Abajo te explico el motivo por el que te quedarás corto con el producto de Microsoft…
Alternativas Económicas para Almacenar Datos
Casi nunca los informes que tienes out-of-the-box en el PMS son suficientes para tomar decisiones a futuro, por el simple hecho que solo obtienes una foto del pasado. Pero si esos mismos datos lo guardas a lo largo del tiempo (histórico) en un repositorio centralizado, tu analítica se disparará en términos de valor agregado.
Si buscas empezar en eso sin grandes inversiones, existen opciones gratuitas o de bajo coste para recoger y almacenar tus datos de manera eficiente. Por ejemplo, Google y Airtable ofrecen entornos colaborativos donde puedes centralizar la información proveniente de distintas fuentes. Estas herramientas permiten la automatización de la importación de datos mediante integraciones y APIs, facilitando la gestión sin necesidad de invertir en soluciones complejas.
Para quienes necesiten algo más robusto y seguro, las bases de datos open-source como MySQL o PostgreSQL son excelentes opciones (además de gratuitas!). Estas plataformas permiten almacenar y gestionar datos de manera segura y escalable. Con una configuración inicial sencilla, puedes crear un sistema personalizado que se adapte a las necesidades específicas de tu hotel, permitiéndote crecer sin límites y sin costes elevados. Única desventaja: necesitas un mínimo de conocimiento de bases de datos relacionales y lenguaje SQL O pagar un consultor que te ayude en eso.
Excel: Una Herramienta Limitada
Aunque muchos comienzan utilizando MS Excel, este método rápidamente se vuelve inadecuado cuando se manejan datos de diversas fuentes y en constante cambio. Excel no permite actualizaciones automáticas ni ofrece visualizaciones interactivas, lo que limita su utilidad a medida que tu negocio crece. (Si quieres profundizar en este tema, te invito a leer otro artículo mío aquí >>.)
A propósito de visualizaciones, va siendo hora de entrar en el tema.
El Poder de la Visualización
Visualizar los datos de forma gráfica es el siguiente paso. Ver la información en forma de gráficos y dashboards interactivos te permite identificar tendencias, detectar problemas y tomar decisiones rentables.¿Porqué? Por varias razones. Quédate con esta: tu ojo busca automáticamente relieve, formas, colores. Nada de eso lo tendrás en una hoja de cálculo! El enfoque de visualización interactiva transforma cifras y números en información accesible y accionable, rápidamente. Esto te garantiza agilidad para responder a cambios del mercado de forma inmediata, por ejemplo.
Casos de Uso de Dashboards para Diferentes Roles
Una vez que centralizas tus datos, los dashboards o cuadros de mando se convierten en herramientas poderosas. Que además se pueden personalizar para distintos perfiles dentro del hotel. Por ejemplo:
- Para el GM
Un panel integral le ofrece una visión general de la ocupación, ingresos y rendimiento de cada canal de venta. Así, puede identificar rápidamente oportunidades de mejora y tomar decisiones estratégicas que impulsen el negocio. - Para el Jefe de Recepción
Un dashboard enfocado en operaciones muestra en tiempo real el flujo de check-ins y check-outs, tiempos de espera y comentarios de huéspedes. Esto le permite optimizar la atención al cliente, resolver incidencias de manera inmediata y mejorar la experiencia del huésped. - Para el Director de Ventas/Marketing
Los dashboards que muestran métricas de campañas digitales, conversiones y tráfico web permiten evaluar qué estrategias generan mayor retorno. Así, puede redirigir presupuestos y esfuerzos hacia las acciones más efectivas.
¿Qué Sigue?
Ahora que sabes cómo guardar y unificar los datos de tu hotel usando herramientas accesibles y económicas, ves la utilidad de presentar la información de manera gráfica. La siguiente pregunta es: ¿cómo transformar toda esa información centralizada en visualizaciones interactivas que te ayuden a tomar decisiones rentables? En el próximo artículo, te mostraré cómo pasar de datos unificados a dashboards visuales que faciliten tomar decisiones y potencien el rendimiento de tu hotel. ¡No te lo pierdas!
Marcello Bresin
(esto no se escribió usando inteligencia artificial!)
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